Texsoft Tasks: пользовательская LLM-документация

Эта документация нужна, чтобы администратор мог прикрепить файл к GPT или дать ссылку на сайт, а GPT мог объяснить офисному пользователю, менеджеру, аналитику, руководителю, администратору или директору, что есть в системе, куда нажимать, от каких данных зависят экраны и как считаются отчеты.

Пиши ответы на русском языке. Объясняй систему с позиции сотрудника, менеджера, аналитика, руководителя, администратора или директора. Не объясняй устройство системы изнутри. Используй пользовательские названия экранов, кнопок, колонок и показателей.

Короткая LLM-документация: /llms.txt

HTML-версия этой полной документации для веб-поиска: /llms-full.html

Альтернативное HTML-зеркало полной документации: /docs.html

Короткая HTML-версия для веб-поиска: /llms.html

1. Что такое Texsoft Tasks

Texsoft Tasks - внутренняя рабочая система для операционного управления:

• личными и общими задачами;
• проектными планами, досками и диаграммой Ганта;
• командой, должностями, графиками и отпусками;
• недельными отметками присутствия "Офис" и "Дистант";
• табельными часами по задачам;
• сводными отчетами и проектной аналитикой;
• предварительными расчетами проектов, сметами, дорожными картами и коммерческими предложениями;
• справочниками, правами доступа и импортом данных Техсофт.

Главная идея системы: задачи показывают что нужно сделать, табель показывает сколько часов потрачено, график работы показывает где человек планирует работать по слотам, а отчеты соединяют эти данные с сотрудниками, проектами, ставками и финансовыми настройками.

2. Глоссарий

3. Навигация, доступы и общие правила

Меню находится в боковой панели. На мобильных экранах оно открывается кнопкой с иконкой меню. В нижней части панели доступны уведомления, переключение темы, смена пароля и выход.

Раздел может не отображаться, если у пользователя нет нужного доступа. Кнопка может быть видимой, но недоступной, если действие запрещено правами, пользователь неактивен, нет привязки к сотруднику, идет сохранение или данные устарели.

Основные правила доступа:

• "Мои задачи" доступен авторизованному пользователю.
• "Все задачи", "Проекты" и часть проектных действий доступны пользователям с управленческим доступом к задачам.
• "Доска" доступна только активному пользователю.
• "Личная карточка" доступна активному пользователю, который привязан к сотруднику.
• "Расчеты проектов" видны пользователям с доступом к расчетам или калькулятору.
• "Отчеты" видны пользователям с доступом к просмотру или редактированию табельных записей.
• "Аналитика" видна пользователям с доступом к просмотру табельных данных.
• "Справочники" видны, если пользователь может просматривать или управлять хотя бы одним справочным разделом.

Если GPT спрашивают "почему я не вижу раздел", проверь:

1. Пользователь вошел в систему.
2. Учетная запись активна.
3. Пользователь привязан к сотруднику, если раздел персональный.
4. У пользователя есть нужный доступ.
5. Нет ошибки загрузки контекста пользователя. В "Моих задачах" при такой ошибке есть кнопка "Повторить".

4. Быстрые ответы GPT по типовым вопросам

5. Зависимости данных: что от чего зависит

Задачи и доски

Списки задач зависят от:

• самих задач и заметок;
• справочника проектов;
• справочника сотрудников;
• статусов задач;
• текущего пользователя: назначены ли задачи ему, созданы ли им, есть ли право видеть все задачи;
• фильтров поиска, статуса, проекта, сотрудника, периода и удаленных записей.

Проектный план

Раздел "Проекты" зависит от:

• выбранного проекта;
• задач этого проекта;
• дат начала и окончания задач;
• дедлайнов;
• исполнителей;
• статусов;
• оценочных часов;
• фактических часов из табеля;
• зависимостей между задачами;
• фильтра периода и настройки "Показывать завершенные".

Табель и отчеты

Табельные отчеты зависят от:

• табельных записей по сотруднику, проекту, задаче и дате;
• справочников сотрудников и проектов;
• задач, к которым привязаны часы;
• ставки сотрудника, действующей на дату табельной записи;
• графика работы сотрудника;
• календарных исключений для этого графика;
• финансовых настроек проекта для аналитики.

Время работы

"Время работы" зависит от:

• выбранной недели;
• выбранного сотрудника;
• слотов "Офис" и "Дистант";
• дневных примечаний;
• активных сотрудников для расписания коллег;
• графиков и календарных исключений для подсветки нерабочих дней.

Важно: время работы не является табелем задач и не меняет фактические часы в отчетах.

Расчеты проектов

Расчеты проектов зависят от:

• карточки расчета: название, клиент, тип проекта, ответственный, даты и описание;
• выбранного сценария и версии;
• ответов по функциональности;
• сметы: работы, роли, исполнители, часы, цены, расходы и корректировки;
• дорожной карты: этапы, длительность, даты и зависимости;
• настроек КП;
• прав пользователя на просмотр внутренних затрат, маржи, экспорт, согласование и создание проекта.

6. Вход в систему (/login)

Назначение: вход в рабочее пространство по рабочему логину или дополнительному персональному логину.

Что нажимать:

1. Откройте страницу входа.
2. В поле "Логин" введите рабочий логин сотрудника или сохраненный персональный логин.
3. В поле "Пароль" введите пароль.
4. Нажмите "Войти".
5. Если система вернула на вход после истечения сессии, войдите снова.
6. Если нужно сменить светлую или темную тему до входа, используйте кнопку переключения темы на странице входа.

Сообщения и что они означают:

Источник данных: учетная запись пользователя, ее активность, связанный сотрудник, пароль и персональный логин, если он был настроен в разделе "Смена пароля".

Частые ошибки:

• сотрудник вводит ФИО вместо логина;
• сотрудник пытается войти под отключенной учетной записью;
• персональный логин еще не сохранен, поэтому работает только основной рабочий логин;
• пользователь открыл ссылку на закрытый раздел после истечения сессии и думает, что раздел исчез.

7. Мои задачи (/my-tasks)

Назначение: личная рабочая таблица сотрудника. Здесь пользователь видит задачи, назначенные ему, и записи, созданные им.

Что нажимать:

1. Нажмите "Мои задачи" в меню.
2. Переключите режим "Назначены мне" или "Созданы мной".
3. Для поиска используйте поле "Поиск".
4. Для фильтрации выберите "Статус" и "Срок выполнения".
5. Нажмите "Сбросить", чтобы очистить фильтры.
6. Нажмите "Обновить", чтобы перечитать список.
7. Нажмите "Новая задача", чтобы создать запись.
8. В строке таблицы нажмите "Изменить" или "Удалить".

Основные колонки:

Редактор задачи или заметки:

Если поля недоступны для редактирования, обычно причина в правах пользователя, режиме чтения, удаленной записи или временной блокировке во время сохранения.

Что важно:

• Фильтры и сортировка синхронизируются с адресной строкой, поэтому ссылку на настроенный список можно отправить другому пользователю с теми же правами.
• Если нет доступа на создание, изменение или удаление, кнопки будут отключены с подсказкой.
• Если справочники устарели, используйте "Обновить справочники".
• Если сессия потеряна, используйте действие "Войти".

8. Все задачи (/tasks)

Назначение: руководительский список задач по сотрудникам и проектам. В отличие от "Моих задач", здесь показываются задачи общего контура, без личных заметок.

Что нажимать:

1. Откройте "Все задачи".
2. Используйте "Поиск" по задаче, проекту, сотруднику или комментарию.
3. Выберите "Проект", "Статус" и "Список" - активные или удаленные.
4. Нажмите "Сбросить" для очистки фильтров.
5. Нажмите "Обновить" для перечитывания данных.
6. Если есть право администратора, используйте "Новая задача".
7. В строке используйте "Изменить", "Сменить статус", "Удалить" или "Восстановить" в зависимости от режима и прав.

Колонки: задача, проект, сотрудник, статус, приоритет, дедлайн, обновлено, комментарий.

Частые ошибки:

• Пользователь пытается изменить задачу без нужного права. В этом случае доступна только смена статуса или действие недоступно.
• Пользователь смотрит "Удаленные" и не видит активные задачи. Нужно переключить "Список" на "Активные".

9. Доска (/board)

Назначение: канбан-доска для задач по статусам.

Что нажимать:

1. Откройте "Доска".
2. Используйте фильтры по поиску, проекту и сотруднику.
3. Нажмите "Новая задача", если нужно создать задачу.
4. Перетащите карточку между колонками, чтобы изменить статус, если перетаскивание доступно.
5. Откройте карточку, чтобы посмотреть или изменить подробности.

Что важно:

• Доска доступна только активному пользователю.
• Перетаскивание может быть отключено правами. Вверху доски показывается подсказка.
• Доска работает по статусам задач; она не заменяет проектный Гант.

10. Проекты (/projects)

Назначение: проектный план по задачам выбранного проекта. Есть три режима: список, доска и Гант.

Что нажимать:

1. Откройте "Проекты".
2. Выберите проект.
3. При необходимости включите "Показывать завершенные".
4. Укажите период "С" и "По" или нажмите "Сбросить период".
5. Переключайте режимы "Список", "Доска", "Гант".
6. В режиме Ганта выберите масштаб день, неделя или месяц.
7. Нажмите "Обновить", чтобы перечитать проект.
8. Нажмите "Пересчитать расписание", если нужно пересчитать сроки с учетом зависимостей.

Колонки и показатели:

Как менять сроки:

• На десктопе в Ганте можно перетаскивать полосу задачи и менять ее края, если есть право редактирования расписания.
• На мобильном используйте "Изменить даты".
• В диалоге "Зависимости задачи" выберите предшественника и нажмите "Добавить".

Что важно:

• Зависимость означает, что одна задача должна учитываться перед другой при расписании.
• Если изменение сроков затрагивает другие задачи, система может показать конфликт или пересчитать зависимые задачи.
• Факт в проекте берется из табеля, а не из недельного графика присутствия.

11. Команда (/team)

Назначение: справочник сотрудников и их кадровых параметров.

Что нажимать:

1. Откройте "Команда".
2. Используйте "Поиск" по ФИО или должности.
3. Фильтр "Активность" показывает всех, активных или неактивных сотрудников.
4. Нажмите "Добавить сотрудника", если есть право управления.
5. В строке нажмите "Изменить" или "Удалить".
6. В карточке сотрудника заполните ФИО, должность, статус занятости, активность и график работы.
7. Если доступны финансовые сведения, заполните ставку занятости, тип занятости и оклад.
8. Для будущего отсутствия нажмите "Добавить период" в блоке "Планируемый отпуск".

Колонки:

Что важно:

• Активность учетной записи и активность сотрудника влияют на доступы и списки.
• График работы сотрудника нужен для корректной нормы часов в отчетах.
• Будущий отпуск можно редактировать или отменять; прошлые и непланируемые периоды могут быть закрыты для изменения.

12. Личная карточка (/employee-card)

Назначение: персональная карточка сотрудника. Основные сведения доступны для просмотра, а будущий отпуск можно планировать.

Что нажимать:

1. Откройте "Личная карточка".
2. Проверьте основные сведения.
3. В блоке "Планируемый отпуск" нажмите "Добавить период".
4. Укажите дату начала, дату окончания, тип отсутствия и комментарий.
5. Нажмите "Сохранить".
6. Для будущего периода используйте "Изменить" или "Отменить".

Что важно:

• Раздел доступен только активному пользователю, привязанному к сотруднику.
• Дата начала отпуска должна быть будущей.
• Дата окончания не может быть раньше даты начала.

13. Время работы (/work-time)

Назначение: недельный план присутствия по слотам. Это помогает видеть, кто будет в офисе или на дистанте.

Что нажимать:

1. Откройте "Время работы".
2. Выберите неделю.
3. Если есть право управления, выберите сотрудника.
4. Выберите режим отметки: "Офис", "Дистант" или "Не работаю".
5. Нажимайте ячейки часов в таблице, чтобы проставить режим.
6. Используйте "10-18 офис", чтобы быстро заполнить день офисом.
7. При необходимости добавьте дневное примечание.
8. Нажмите "Копировать предыдущую неделю", если нужно перенести расписание.
9. Нажмите "Сохранить".
10. Откройте "Расписание коллег", чтобы увидеть общий план команды.

Что важно:

• Слоты идут по часам с 10:00 до 20:00.
• Время работы не пересчитывается в табельные часы и не меняет факт по задачам.
• Если уйти со страницы с несохраненными изменениями, система спросит: "Остаться", "Не сохранять" или "Сохранить".
• Прошлая неделя или чужой сотрудник могут быть недоступны для редактирования из-за правил доступа.

14. Расчеты проектов (/calculator)

Назначение: вести предварительные оценки проектов от идеи до КП и создания проекта.

Список расчетов

Что нажимать:

1. Откройте "Расчеты проектов".
2. Нажмите "Новый расчет" или "Создать расчет".
3. Используйте фильтры: поиск, ответственный, статус, создан с/по, изменен с/по.
4. В таблице нажмите "Открыть", чтобы перейти в карточку.
5. Используйте "Архив / восстановить" для управления активностью расчета.

Колонки списка:

Карточка расчета

Верхняя панель карточки показывает номер, состояние проекта, ответственного, дату создания и изменения. Если расчет еще не сохранен, часть данных появится после создания черновика.

Сценарии и версии:

• "Сценарий" - альтернативный вариант одного проекта. Например, базовый объем, расширенный объем или другой подход к реализации.
• "Версия" - зафиксированная редакция сценария. Новая версия нужна, когда нужно сохранить историю и согласовать новый вариант.
• "Новый сценарий" создает отдельную ветку оценки.
• "Новая версия" копирует текущий вариант для доработки.
• "Сделать текущей" выбирает версию, которая будет основной для расчета.
• "На согласование" отправляет версию руководителю. После этого обычное редактирование блокируется.
• "Согласовать" переводит версию в состояние, из которого можно готовить финальное КП.
• "Вернуть" возвращает версию на доработку с комментарием.
• "Архив версии" скрывает версию из активной работы.

Статусы версии:

Разделы карточки и что от них зависит:

• "Описание" - название проекта, клиент, контакт, тип, ответственный, бюджет, описание, даты и валюта.
• "Функциональность" - ответы на вопросы по составу работ и первичная оценка.
• "Смета" - этапы, работы, роли, исполнители, часы, внутренние и клиентские цены, расходы, резервы, надбавки и скидки.
• "Дорожная карта" - этапы, даты, длительность, зависимости и включение в КП.
• "КП" - предпросмотр коммерческого предложения, экспорт, отметка принятия клиентом и создание проекта из принятого расчета.

Жизненный цикл:

1. Создайте черновик.
2. Заполните описание и функциональность.
3. Сформируйте или заполните смету.
4. Соберите дорожную карту.
5. Подготовьте КП.
6. Отправьте версию "На согласование".
7. Руководитель может "Согласовать" или "Вернуть".
8. После принятия клиентом можно зафиксировать принятие и создать проект.

Описание расчета

Поля:

Что нажимать: заполните обязательные поля, нажмите "Сохранить черновик", затем "К функциональности".

Функциональность

Назначение: собрать ответы по будущему продукту или услуге и получить первичную оценку до ручной сметы.

Что нажимать:

1. Откройте вкладку "Функциональность".
2. Выберите категорию функциональности.
3. Отвечайте на вопросы. Варианты могут быть одиночными или множественными.
4. Следите за блоком "Предварительный расчет".
5. Если нужно обновить цифры после изменения ответов, нажмите "Пересчитать".
6. Нажмите "Сохранить черновик".
7. Если нужно вернуться к карточке проекта, нажмите "Вернуться к описанию".

Что означает предварительный расчет:

• это оценка по выбранным ответам и шаблонам функциональности;
• это ориентир, а не финальная коммерческая цена;
• далее она может быть преобразована в смету кнопкой "Сформировать из функциональности" или "Обновить из функциональности";
• если функция не сопоставлена с шаблоном сметы, она попадет в предупреждения и ее нужно оценить вручную.

Смета

Назначение: превратить функциональность в управляемую оценку работ, расходов, цены для клиента и маржи.

Что нажимать:

1. Откройте вкладку "Смета".
2. Если заполнена функциональность, нажмите "Сформировать из функциональности". Если строки уже были созданы ранее, кнопка может называться "Обновить из функциональности".
3. Проверьте окно генерации: распознанные функции, несопоставленные функции, плановые часы и цену клиенту.
4. Нажмите "Сформировать смету", если предварительный состав корректен.
5. При необходимости добавьте этап кнопкой "Добавить этап".
6. Внутри этапа нажмите "Работа", чтобы добавить строку работы.
7. Добавьте прямые расходы, если нужны лицензии, подрядчики, оборудование, командировки или другие расходы.
8. Добавьте резерв, надбавку или скидку в блоке "Корректировки цены".
9. Нажмите "Сохранить смету".

Строки сметы:

Прямые расходы:

Корректировки цены:

Корректировка может быть фиксированной суммой или процентом. Процент считается либо от цены работ, либо от подытога работ и прямых расходов.

Итоги сметы:

Предупреждения в смете:

• есть строка с часами, но без внутренней ставки;
• есть строка с часами, но без коммерческой ставки;
• коммерческая ставка ниже внутренней;
• цена строки ниже себестоимости;
• ручная цена сильно отличается от расчетной;
• итоговая цена ниже себестоимости;
• маржинальность ниже нуля;
• расход без внутренней стоимости;
• расход выставляется клиенту, но не имеет клиентской цены.

Если руководитель спрашивает "почему маржа странная", проверь строки сметы, ставки, ручные цены, расходы, скидки и предупреждения.

Дорожная карта

Назначение: показать сроки будущего проекта по этапам и зависимостям.

Что нажимать:

1. Откройте вкладку "Дорожная карта".
2. Нажмите "Создать из этапов сметы", чтобы перенести этапы сметы в план сроков.
3. Для проверки сроков нажмите "Пересчитать".
4. Нажмите "Открыть" или "Редактировать" у этапа, чтобы изменить дату, длительность, зависимости и комментарий.
5. Нажмите "Сохранить".
6. Используйте "Раскрыть" и "Свернуть" для управления списком этапов.

Поля этапа:

Как считаются сроки:

• начальные этапы стартуют с указанной даты;
• зависимые этапы стартуют после завершения предыдущих этапов и заданного сдвига;
• дата окончания считается по рабочим дням;
• общий старт - самая ранняя дата среди этапов;
• общее завершение - самая поздняя дата окончания;
• длительность - количество рабочих дней между общим стартом и завершением.

Предупреждения дорожной карты:

• в смете есть этапы, которых нет в дорожной карте;
• есть ручной этап, не связанный со сметой;
• несколько этапов стартуют параллельно без зависимостей;
• длительность выглядит слишком короткой или слишком длинной относительно часов сметы;
• плановое завершение позже желаемой даты запуска;
• все этапы выключены из будущего КП.

КП

Назначение: показать клиентское коммерческое предложение на базе согласованного расчета.

Что видно в КП:

• статус версии;
• предупреждение, если предпросмотр черновой и не предназначен для отправки клиенту;
• связанный экспорт КП;
• комментарий принятия, если КП можно отметить принятым;
• предупреждения по готовности КП;
• номер и заголовок КП;
• клиент и контакт;
• задача клиента;
• предлагаемое решение;
• состав работ;
• прямые расходы, если они включены;
• дорожная карта, если она включена и заполнена;
• итоговая стоимость проекта;
• условия оплаты, допущения, ограничения и следующие шаги;
• сформированные документы с форматом, именем файла, датой и автором.

Экспорт КП:

• финальный экспорт доступен только из согласованной версии;
• документы формируются в PDF или DOCX, если у пользователя есть право экспорта;
• в списке "Сформированные документы" можно открыть ранее созданные файлы;
• при принятии КП можно связать принятие с конкретным экспортированным файлом.

Принятие КП и создание проекта:

1. После согласования версии подготовьте или выберите экспорт КП.
2. Если клиент подтвердил предложение, введите комментарий принятия и нажмите "Отметить КП принятым".
3. После статуса "КП принято" нажмите "Создать проект".
4. В диалоге проверьте название проекта.
5. В поле "Создать задачи из" выберите источник задач:

• "Дорожная карта + смета" - создать задачи по этапам и работам;
• "Только дорожная карта" - создать задачи только по этапам;
• "Только смета" - создать задачи только по работам сметы.

1. Нажмите "Обновить preview", чтобы проверить проект, срок, цену клиенту, количество задач, участников и зависимостей.
2. Нажмите "Создать проект".
3. После создания используйте ссылку "Перейти к проекту".

Что важно для руководителя:

• Сценарии позволяют хранить альтернативные варианты одного проекта.
• Версии фиксируют историю изменений. Версия в режиме чтения не редактируется, чтобы согласованный расчет не менялся незаметно.
• Итог клиенту зависит от сметы, прямых расходов и корректировок цены.
• Себестоимость зависит от часов, внутренних ставок и прямых расходов.
• Плановая маржа зависит от итога клиенту и себестоимости.
• Дорожная карта зависит от этапов, длительности и зависимостей.
• КП зависит от согласованной версии, состава работ, расходов, дорожной карты и итоговой цены.
• Созданный проект наследует цену клиенту, сроки, участников, задачи и зависимости из выбранной версии.
• Внутренние затраты, ставки и маржа видны только пользователям с соответствующим доступом.

15. Отчеты (/reports)

Раздел "Отчеты" называется "Операционная сводка". Он соединяет табельные часы, нормы, себестоимость и график работы.

Параметры периода

Что нажимать:

1. Откройте "Отчеты".
2. Укажите "Дата начала" и "Дата окончания".
3. При необходимости выберите "Сотрудник" и "Проект".
4. Нажмите "Применить".
5. Нажмите "Сбросить", чтобы вернуться к исходным фильтрам.
6. Используйте "Экспорт CSV" или "Экспорт XLSX" для сводной таблицы.
7. Нажмите "Проектная аналитика", чтобы перейти в расширенную аналитику.

График работы

Блок "График работы" показывает недельные отметки офиса и дистанта по активным сотрудникам за выбранный период.

Показатели:

Важно: эти значения считают слоты присутствия, а не трудозатраты. Их нельзя напрямую сравнивать с табельными часами.

Для выгрузки нажмите "Экспорт графика XLSX". В файле будут недели периода и сетка с форматами работы по сотрудникам.

Табель

Блок "Табель (минимальный контур)" позволяет вводить и корректировать фактические часы.

Что нажимать:

1. Выберите сотрудника.
2. Выберите проект.
3. Укажите дату.
4. Выберите задачу.
5. Введите часы.
6. Добавьте комментарий, если нужен.
7. Нажмите "Добавить запись" или "Сохранить запись".
8. Для пакетного ввода нажмите "Добавить в пакет", затем "Сохранить пакет".
9. Для очистки подготовленных строк нажмите "Очистить пакет".
10. В таблице используйте "Изменить" или "Удалить".

Колонки табельных записей:

Сводная таблица

Сводная таблица агрегирует табель по сотруднику и проекту.

Колонки:

Предупреждения:

• Если для сотрудника нет ставки на дату табельной записи, отчет показывает предупреждение. Такая запись дает часы, но себестоимость по ней считается как 0.
• Если у сотрудника нет графика работы или календарные исключения неполные, норма может считаться по базовому буднему правилу и система покажет покрытие календаря.

Итоги под таблицей:

• "Факт часов" - сумма фактических часов.
• "Норма часов" - сумма распределенной нормы.
• "Отклонение" - сумма отклонений.
• "Себестоимость" - общая стоимость работ.

16. Проектная аналитика (/reports/project-analytics)

Раздел "Аналитика" показывает проектную матрицу, детализацию задач, графики и финансовые показатели.

Что нажимать:

1. Откройте "Аналитика" или перейдите из "Отчетов" по кнопке "Проектная аналитика".
2. Выберите дату начала и дату окончания.
3. При необходимости выберите сотрудника и проект.
4. Нажмите "Применить".
5. Нажмите "Сбросить" для очистки фильтров.
6. Нажмите "Экспорт проектной аналитики XLSX" для выгрузки.
7. Нажмите "Табельная сводка", чтобы вернуться в "Отчеты".

KPI вверху:

Графики:

• "Часы по проектам" - Top-10 проектов по фактическим часам.
• "Загрузка сотрудников" - Top-10 сотрудников по внесенным часам.
• "Финансы проектов" - себестоимость, расчетная цена продажи, цена продажи и прибыль по Top-10 проектов.
• "Матрица проект x сотрудник" - тепловая карта часов на пересечении проекта и сотрудника.

Таблицы:

Формулы:

• Себестоимость строки = часы табеля x ставка сотрудника на дату.
• Расчетная цена продажи = себестоимость проекта x коэффициент проекта.
• Цена продажи = фиксированная цена продажи проекта; если ее нет, плановая клиентская цена проекта.
• Прибыль = цена продажи - себестоимость.
• Маржа, % = прибыль / цена продажи x 100.

Предупреждения:

• Нет ставки на дату - будет предупреждение, а стоимость этой записи станет 0.
• Нет табельных строк - графики и таблицы будут пустыми.
• Нет цены продажи - прибыль и маржа не рассчитываются.

XLSX-экспорт содержит общую таблицу и отдельные листы по проектам с задачами, сотрудниками, часами, ставками, себестоимостью и месячной разбивкой.

17. Справочники (/settings)

Раздел "Справочники" управляет базовыми данными, от которых зависят задачи, отчеты, права и аналитика.

Фильтры

Вверху есть фильтры:

• поиск по проектам;
• поиск по должностям;
• поиск по пользователям;
• поиск по функциям;
• график работы;
• период календаря.

Используйте "Применить", "Сбросить" и "Обновить".

Импорт Техсофт

Назначение: загрузка XLSX-файлов проектов и задач из Google-таблиц.

Что нажимать:

1. В блоке "Импорт Техсофт" выберите файл "Проекты Техсофт".
2. Выберите файл "Задачи Техсофт".
3. Нажмите "Проверить импорт".
4. Посмотрите предупреждения, новые проекты, новых сотрудников и пропущенные строки.
5. Если блокирующих причин нет, нажмите "Применить импорт".
6. Для очистки выбранных файлов нажмите "Очистить".

Что важно:

• Сначала всегда проверяйте импорт.
• Если система пишет, что импорт нельзя применить, исправьте причины и повторите проверку.
• После применения справочники на странице обновляются.

Справочник проектов

Используется в задачах, табеле, отчетах, аналитике, проектном плане и расчетах.

Действия: "Новый проект", "Изменить", "Удалить".

Колонки: название проекта и цвет. Цвет помогает визуально отличать проекты в таблицах и графиках.

Справочник должностей

Используется в карточках сотрудников и фильтрах команды.

Действия: "Новая должность", "Изменить", "Удалить".

Ставки сотрудников

Используются для себестоимости в отчетах и аналитике.

Действия:

1. Нажмите "Новая ставка".
2. Выберите сотрудника.
3. Укажите "Ставка/ч".
4. Укажите "Действует с".
5. При необходимости укажите "Действует по".
6. Нажмите "Сохранить".

Правило расчета: для каждой табельной записи система ищет ставку сотрудника, дата действия которой включает дату записи. Если ставки нет, себестоимость этой записи равна 0 и появляется предупреждение.

Финансы проектов

Используются в проектной аналитике.

Колонки:

Если фиксированная цена продажи не задана, аналитика может использовать плановую клиентскую цену проекта. Если цены нет, прибыль и маржа не рассчитываются.

Пользователи и доступы

Назначение: учетные записи и доступы.

Действия:

• "Создать учетку" - создать учетную запись для сотрудника.
• "Сбросить пароль" - выдать новый временный пароль.
• Редактирование доступа - назначить функции и проекты пользователю.

Что важно:

• Пользователь привязывается к сотруднику.
• Доступы задаются через функции и проекты.
• Если пользователь неактивен, он не сможет нормально работать с разделами.

Список доступных функций

Показывает функции и сколько сотрудников назначено на каждую. Функции влияют на права и доступность разделов.

Аудит входов

Показывает события входа за последние 120 дней.

Колонки:

Исключения календаря для "Сводного отчета"

Назначение: корректировать норму часов для отчетов.

Что нажимать:

1. Выберите график работы и период.
2. Нажмите "Новое исключение".
3. Укажите дату.
4. Укажите "Норма в день".
5. Укажите, рабочий это день или нет.
6. Нажмите "Сохранить".

Что важно:

• Базовая норма считается автоматически по графику.
• Здесь добавляют только праздники, переносы и сокращенные дни.
• Если день отмечен нерабочим, норма становится 0.

18. Смена пароля (/change-password)

Назначение: пользователь может поменять свой пароль и добавить персональный логин для входа.

Параметры безопасности

Что нажимать для смены пароля:

1. В боковой панели нажмите "Сменить пароль".
2. Введите текущий пароль.
3. Введите новый пароль и подтверждение.
4. Нажмите "Обновить пароль".
5. Если нужно начать заново, нажмите "Очистить".

Правила:

• текущий пароль обязателен;
• новый пароль должен быть достаточно длинным;
• подтверждение должно совпадать с новым паролем;
• новый пароль применяется сразу после успешного сохранения.

Персональный логин

Персональный логин - это дополнительный логин для входа. Основной рабочий логин остается действующим.

Что нажимать:

1. В блоке "Персональный логин" посмотрите текущий основной логин.
2. Введите дополнительный логин.
3. Введите текущий пароль для подтверждения.
4. Нажмите "Сохранить логин".
5. Если нужно очистить форму, нажмите "Сбросить".

Правила персонального логина:

• длина от 3 до 64 символов;
• можно использовать латинские буквы, цифры, точку, дефис, подчеркивание и знак @;
• логин должен быть уникальным;
• чтобы сохранить логин, нужно подтвердить действие текущим паролем.

Если система показывает ограничение частоты попыток, дождитесь указанного времени и повторите.

Частые ошибки:

• пользователь меняет персональный логин, но потом пытается войти по старому дополнительному логину;
• пользователь вводит новый пароль в поле текущего пароля;
• пользователь ожидает, что персональный логин заменит рабочий, хотя рабочий логин продолжает действовать.

19. Уведомления

Уведомления открываются кнопкой "Уведомления" в боковой панели или верхней панели на мобильном экране.

Что можно сделать:

• смотреть "Непрочитанные" и "Архив";
• открыть задачу из уведомления;
• отметить одно уведомление прочитанным;
• нажать "Отметить все".

Уведомления появляются по новым назначениям и изменениям статусов задач.

20. Частые причины пустых отчетов

21. Что не путать

• "Время работы" - это присутствие по слотам, а не табельные часы.
• "Табель" - это фактические часы по задачам, из него считаются факт, себестоимость и аналитика.
• "Норма" - это плановые часы по графику и календарю, а не сумма офисных слотов.
• "Расчетная цена продажи" - цена по коэффициенту от себестоимости, а не обязательно договорная цена.
• "Цена продажи" - фиксированная или плановая клиентская цена, если она заполнена.
• "Прибыль" и "Маржа" появляются только когда есть цена продажи.
• "Предварительный расчет" в калькуляторе - ориентир по функциональности, а не финальная цена КП.
• "Итого клиенту" в смете - коммерческий итог работ, расходов и корректировок, а не фактическая себестоимость.
• "Плановая маржа" в смете - разница между итогом клиенту и себестоимостью, а не прибыль по уже выполненному проекту.
• "КП принято" - клиент подтвердил предложение, но рабочий проект появляется только после действия "Создать проект".
• "Проекты" как справочник и "Проекты" как проектный план связаны, но выполняют разные задачи: справочник создает название проекта, проектный план показывает задачи и сроки.